Cách tạo mục lục tự động trong Word để trình bày luận văn, sách

Các bạn xem sách, truyện,… đã thấy trang mục lục của các quyển sách rất ngay hàng thẳng lối và chính xác từng trang một so với tiêu đề. Nếu bạn đang làm luận văn, hay viết sách bạn cũng cần tạo mục lục như thế. Thủ thuật dưới đây giúp bạn tạo ra trang mục lục tự động chính xác và nhanh chóng.

Trước hết bạn cần hiểu nguyên tắc làm việc của Word để tạo ra trang mục lục tự đông. Word sẽ căn cứ vào các heading và level trong văn bản của bạn để hiểu đâu là phần tiêu đề chính, đâu là tiêu đề phụ và đâu là nội dung. Từ đó, nó sẽ tạo ra các 1 trường liên kết với các tiêu đề đó gọi là TOC. Nếu bạn thay đổi tiêu đề trong phần thân văn bản, bạn chỉ cần update trường trên trang mục lục là được. Dưới đây là kinh nghiệm sử dụng hiệu quả và tránh mất thời gian:

Cách 1: Dùng trong chế độ normal view:

Bước 1: Hãy bắt đầu tạo một File Word (cứ tạo như bình thường).
Bước 2: Định dạng các tiêu đề của các đề mục bằng Heading 1 cho tiêu đề lớn nhất, Heading 2 cho tiêu đề vừa vừa, Heading 3 cho tiêu đề hơi nhỏ…
Dùng:
Ctrl+Alt+1 tại đoạn hiện tại để chuyển văn bản sang Heading 1
Ctrl+Alt+2 -> Heading 2
Ctrl+Alt+3 -> Heading 3
Heading 4 trở đi thì phải dùng thanh công cụ style ở bên trái hộp công cụ format Font trên thanh formatting. Hoặc tùy biến lệnh keyboard.
Bước 3: Để các tiêu đề được thể hiển số thứ tự tự động. Bạn chọn menu Format/ Bullet and Numbering. Dùng Outline Numbered để đặt thứ tự. Nếu bạn không quen thì có thể đánh số bằng tay.
Bước 4: Sau khi chuẩn bị 3 bước trên xong, bạn hãy thao tác như sau để tạo mục lục:
– Đặt con trỏ tại nơi cần thể hiện mục lục.
– Vào menu Insert/Reference/ Index and Tables.
– Trên Tab Table of Contents. bạn hãy check vào 2 mục Show page number và Rights align page numbers, Chọn From template trong mục Formats bên dưới mục General.
– Click nút OK, máy sẽ tạo ngay cho bạn một bảng mục lục.
Lưu ý: Nếu bạn có cập nhật thêm văn bản, bạn phải cập nhật lại mục lục của mình thì thao như sau:
• Nhấn phải chuột vào khu vực mục lục trước đó. Chọn Update Field, Ms Word sẽ tự động cập nhật lại mục lục cho bạn.
. Cách thứ hai – Dùng Outline view:
1. Vào menu View > Toolbars > Outlining để hiển thị toolbar “Outlining”. Chọn menu: View \ Outline; chế độ xem này sẽ giúp bạn nhận ra các cấp độ của mục lục.
2. Dùng chuột bôi đen cả dòng tiêu đề mà bạn muốn đánh dấu làm mục lục.
3. Đưa trỏ chuột vào hộp Outline Level và chọn từng Level cho nó: bấm vào nút (Level 1, 2, 3, 4) tùy chọn cấp độ. Ví dụ:
PHẦN 1 – ABCD

CHƯƠNG I – EFGH

1. IJKL

a. MNPQ

Như vậy sẽ chọn:

Phần I ở level 1 –

Chương I ở level 2 –

Tiểu mục 1 ở level 3 –

Tiểu mục a ở level 4

Hãy click vào các nút mũi tên sang phải, trái… để điều chỉnh level tương ứng (hoặc click vào mũi tên sổ xuống để chọn mức level 1, 2, 3, 4…). Bạn có thể đánh số đầu dòng của các mục bằng cách vào menu Format > Bullets and Numbering… để đánh dấu.
4. Click vào chỗ bạn muốn đặt phần mục lục. Vào menu Insert / Reference / Index and Tables…

5. Click vào tab Table of Contents.

Điều chỉnh số lượng cấp muốn thấy trong mục lục (Ví dụ trên dùng 4 level)

6. Để xem chế độ bình thường chọn lại: menu View/Normal (hoặc Print Layout).

Have fun!